PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO
Editorial y Productora Planeta Sostenible
Agosto 2023
-
-
- MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO
- EDITORIAL PLANETA SOSTENIBLE; PROPÓSITOS Y VALORES
- PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO
- PILARES DE NUESTRO PROGRAMA DE INTEGRIDAD
- NUESTRAS RELACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS
- NUESTRAS CONDUCTAS DE NEGOCIOS
- NUESTRA GESTIÓN Y USO DE INFORMACIÓN
- NUESTRAS HERRAMIENTAS DEL MODELO DE CUMPLIMIENTO
-
1) MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO
La ley N°19.886 prescribe que podrán contratar con la Administración las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que acrediten su situación financiera e idoneidad técnica conforme lo disponga el reglamento, cumpliendo con los demás requisitos que este señale y con los que exige el derecho común. La misma ley agrega que ningún órgano de la Administración del Estado y de las empresas y corporaciones del Estado o en que este tenga participación, podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes o prestación de servicios con los funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por los vínculos de parentesco descritos en la letra b) del artículo 54 de la ley N°18.575, ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con sociedades de personas de las que aquellos o estas formen parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que aquellos o estas sean accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en que aquellos o estas sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital, ni con los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas. Por su parte, N°2) del artículo 8° de la ley N°20.393, que regula la responsabilidad penal de las personas jurídicas respecto de los delitos que indica, establece que a estas les será aplicable la pena de prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con el Estado, la que consiste, según lo señalado en el artículo 10, en la prohibición de contratar a cualquier título con órganos o empresas del Estado o con empresas o asociaciones en que este tenga una participación mayoritaria; así como la prohibición de adjudicarse cualquier concesión otorgada por el Estado. A su turno, la letra d) del artículo 26 del decreto ley N°211, de 1973, preceptúa que en el caso de las conductas previstas en la letra a) de su artículo 3°, el Tribunal de Defensa de la Libre Competencia podrá imponer la prohibición de contratar a cualquier título con órganos de la administración centralizada o descentralizada del Estado, con organismos autónomos o con instituciones, organismos, empresas o servicios en los que el Estado efectúe aportes, con el Congreso Nacional y el Poder Judicial, así como la prohibición de adjudicarse cualquier concesión otorgada por el Estado, hasta por el plazo de cinco años contado desde que la sentencia definitiva quede ejecutoriada.
Estas normas buscan que quienes contraten con la Administración del Estado demuestren que han tenido un comportamiento íntegro, lo que se traduce en que las personas que trabajen para esos proveedores y participen en las actuaciones que deben llevarse a cabo durante la etapa concursal y luego en la ejecución del contrato, procedan con la debida integridad.En concordancia de lo anterior, el reciente dictamen Número E370752/2023 de 20 de julio de 2023 establece para los proveedores del Estado, la obligatoriedad de contar con programas de Integridad y compliance.
En este contexto Editorial y Productora Planeta Sostenible presenta el siguiente Programa de Integridad.
2) EDITORIAL PLANETA SOSTENIBLE; PROPÓSITOS Y VALORES
Nuestra Editorial fue fundada en el año 2012 en Chile y su foco es el desarrollo de contenidos que favorezcan la conservación del medio ambiente, la viabilidad de la economía y la justicia social pensando en las generaciones actuales y futuras. Elaboramos libros impresos, recursos educativos digitales, audiolibros y material didáctico.Nuestros temas principales son el medio ambiente, el diálogo intercultural, la conservación del patrimonio natural y cultural, el fomento lector, el arte, la promoción de las ciencias y todo aquello que tenga relación directa o indirectamente con la educación formal e informal.Trabajamos con equipos multidisciplinarios de diseñadores, ilustradores, escritores, científicos, historiadores, educadores, programadores digitales y guionistas.
Hemos recibido distinciones por nuestros libros ilustrados para la infancia y la juventud, por los espacios de fomento lector instalados y nuestras obras han sido seleccionadas por distintos programas del Gobierno de Chile, como el Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA), Plan de Fomento Lector, ENLACES y la Unidad de Textos Escolares, todos dependientes del Ministerio de Educación. También nuestras colecciones han sido adquiridas por la Junta Nacional de Jardines Infantiles, Fundación Integra, DIBAM, etc.
Entre los años 2016 y 2022 distribuimos más de 800.000 libros al sistema educativo chileno.
Poseemos la marca “Chile”, entregada por la Fundación Imagen de Chile, y en nuestro proceso de internacionalización contamos con el apoyo de PROCHILE. Parte de nuestro catálogo se presenta regularmente en las Ferias del Libro de Buenos Aires, Lima, Bogotá, Guadalajara, Boloña y Frankfurt.
Contamos con alianzas estratégicas de edición con editoriales en México, Corea, China, Portugal, España y Polonia.
En FIL Guadalajara contamos con un stand propio donde vendemos nuestros contenidos, distribuimos internacionalmente nuestros textos y vendemos y compramos derechos de edición y traducción.
La Editorial posee tres características distintivas.
Visión global
Los contenidos de nuestro catálogo están conectados con las preocupaciones globales actuales: el deterioro del medio ambiente, el diálogo intercultural, la inclusión, la protección del patrimonio material e inmaterial. Queremos que nuestros lectores estén conectados con la aldea global.
Aproximación didáctica
Estamos convencidos de que la educación es el principal motor de cambio. Por ello nuestras obras están alineadas con el currículo nacional en áreas tan diversas como Lenguaje y Comunicación, Matemática, Ciencias Naturales, Lengua Indígena, etc. Parte de nuestras obras incluyen guías de orientaciones didácticas que permiten a los mediadores conectar nuestros trabajos con los procesos educativos nacionales.
Énfasis en el diseño e ilustración
Entendemos que para que nuestras obras puedan fructificar en el corazón de nuestros lectores también deben ser muy atractivas desde el punto de vista gráfico. Por ello una de nuestras principales preocupaciones es desarrollar material con cuidado diseño, ilustración y fotografía, permitiendo un diálogo enriquecedor entre texto e imágenes.
3) PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO
La creación de relaciones sólidas y de largo plazo requiere que todos los que somos parte de la editorial actuemos de forma consciente, responsable y sustentable.Este Programa de Integridad es una herramienta práctica para nuestro trabajo, que contiene los principios y fundamentos con los que queremos relacionarnos con nuestros diferentes grupos de interés.Estas pautas nos ayudarán a guiar nuestras decisiones, estableciendo criterios y elementos comunes que nos permitan a identificar la mejor manera de desarrollar nuestra actividad y tomar decisiones en nuestro trabajo cada día.
Sabemos que en este documento no se cubren todas las situaciones que puedan surgir, pero tenemos la confianza de que, actuando conforme a nuestros valores y principios, tendremos siempre una guía que nos permita decidir cómo actuar con integridad, siempre prefiriendo la interpretación que garantice la seguridad de nuestra operación y el cumplimiento estricto de la regulación legal que rige a nuestra empresa.
La forma en que interactuamos con nuestros clientes, proveedores, comunidades, accionistas y por supuesto con quienes trabajamos en Editorial y Productora Planeta Sostenible, da cuenta de nuestra identidad como compañía y la responsabilidad que todos tenemos en la construcción del futuro.
Una empresa con valores y un compromiso firme y sólido con la integridad es el mensaje esencial de este documento.
Los destinatarios de este Programa
Todos los que trabajamos en Editorial y Productora Planeta Sostenible, debemos guiar nuestras acciones basadas en los principios y valores definidos en este documento. Es nuestro deber conocer estas disposiciones e incorporarlas en nuestro trabajo.
Deseamos extender la aplicación de este Código de Integridad a nuestros proveedores, contratistas y socios comerciales, queriendo siempre que nuestros valores y principios sean el sello de calidad que caracterice nuestras relaciones.
4) PILARES DE NUESTRO PROGRAMA DE INTEGRIDAD
a. Promoción de una cultura de transparencia e integridad
Estamos convencidos que la cultura que nuestra empresa ha desarrollado durante años es uno de nuestros activos más valiosos, por lo que todos estamos comprometidos con preservar y promover un entorno de diálogo abierto y responsable, que fomente la adopción de nuestros valores y principios en todas nuestras acciones.Política de Puertas Abiertas:
Proteger nuestra cultura y la reputación es labor de cada uno de nosotros en los distintos lugares o filiales en que nos encontremos. Es por eso que debes levantar la mano si observas o crees notar incumplimientos a este Programa.
Alentamos a que nuestros colaboradores hagan preguntas y busquen espacios para tener conversaciones abiertas, sin temor a represalias o prejuicios, con sus supervisores sobre cualquier inquietud que puedan tener respecto de incumplimientos vinculados a este programa o cualquier otro aplicable a la compañía. Confiamos en que nuestros colaboradores se harán escuchar cuando vean o escuchen algo que no se ve bien.
Cualquier brecha real o potencial, sea sobre esta guía, las políticas, procedimientos, o normativa legal aplicable que observe tanto internamente como también respecto de nuestros proveedores, contratistas, consultores, asesores, socios comerciales, agentes u otros, debe ser reportada a través de los canales institucionales, sin temor a ser perjudicado, solo por hacerlo.
Recuerde que los empleados de Editorial y Productora Planeta Sostenible que levantan la mano cuando creen que puede haberse ocasionado un incumplimiento están actuando en forma correcta y de acuerdo con nuestros valores corporativos. Reconocemos que ello demuestra un compromiso con la empresa y actuamos con responsabilidad.
Está estrictamente prohibido cualquier tipo de represalia, humillación, menoscabo, intimidación o amenaza en contra de cualquier persona quien de buena fe comunique, informe o declare una contravención real o posible a este Programa o cualquier otra política, ley o legislación aplicable.
La Editorial y Productora Planeta Sostenible garantiza que toda información será tratada confidencialmente y solo será compartida con aquellos que deben estar informados como parte de nuestro procedimiento de investigación.
b. Reconocimiento de nuestra responsabilidad
Todos en Editorial y Productora Planeta Sostenible somos garantes del cumplimiento de este Programa de Integridad siendo nuestro deber informar de cualquier eventual incumplimiento. Nunca debemos desconocer las señales de alerta que puedan indicar conductas indebidas o no concordantes con nuestros valores y principios, las disposiciones de esta Código o las leyes, por parte de un colaborador, proveedor o socio comercial.
Dentro Editorial y Productora Planeta Sostenible todos somos responsables de:
Conocer, entender y seguir las normas, políticas y guías que entrega el Editorial y Productora Planeta Sostenible ya sea en este Programa o normativa aplicable a su área.
Levantar la voz sin temor a represalias cuando observe una acción o conducta indebida.
Informar de buena fe eventuales incumplimientos a este Programa, políticas, ley o normativa aplicables.
Asistir y colaborar diligentemente en capacitaciones e iniciativas de ética y cumplimiento.
Proteger un clima laboral sano, que impulse un ambiente de confianza en el que la gente se sienta cómoda para hacer preguntas, así como denuncias sobre integridad y conducta esperada, cuando corresponda, sin temor a represalias.
c. Respeto y promoción de los Derechos Humanos
Editorial y Productora Planeta Sostenible se compromete a respetar los derechos humanos reconocidos internacionalmente en todas nuestras operaciones, así como en nuestra cadena de suministro.
Apoyamos el Pacto Mundial de Naciones Unidas, los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos, las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, la Carta Internacional de Derechos Humanos y los convenios fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
Estamos permanentemente trabajando para apoyar y hacer cumplir los principios antes mencionados en toda nuestra organización y en nuestras relaciones con los proveedores, contratistas, socios comerciales y las comunidades con las cuales nos relacionamos. Por tanto:
Apoyamos y respetamos la protección de los derechos humanos fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de su ámbito de influencia.
Promovemos la libertad de afiliación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
Estamos comprometidos con la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción, así como cualquier forma de tráfico de personas.
Apoyamos con decisión la erradicación del trabajo infantil.
Trabajamos para avanzar en la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y la ocupación y promovemos la igualdad de remuneraciones.
Mantenemos un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente. Fomentamos las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental.
Buscamos la innovación, el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
Trabajamos activamente contra la corrupción en todas sus formas, incluidas extorsión y soborno.
Velamos porque nuestros colaboradores, proveedores y socios comerciales se adhieran a nuestro compromiso en esta materia y lo asuman como propio.
d. Guía simple para la toma de decisiones éticas
En nuestro trabajo cotidiano nos veremos enfrentados a situaciones y decisiones diversas que exceden aquellos temas tratados en este Programa, donde de todas formas debemos resguardar el cumplimiento de nuestros valores y principios. Para ello, todos los colaboradores pueden acudir a su jefatura para obtener orientación o contactarse con el Oficial de Cumplimiento que corresponda a través de los canales dispuestos.
5) NUESTRAS RELACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS
Nuestra historia está basada en las relaciones de confianza que hemos construido durante años. Nuestro trabajo es fortalecer estas relaciones basados en los valores de nuestra empresa y los principios que nos identifican. Una comunicación transparente, veraz y oportuna nos ayuda a alinear las expectativas y mejorar la relación con nuestros grupos de interés.
a. Relación con nuestros trabajadores
Editorial y Productora Planeta Sostenible está comprometido con el respeto mutuo para el desarrollo de las confianzas y trabajo colaborativo. Promovemos la diversidad e inclusión, la igualdad de oportunidades en todas las contrataciones y asumimos las medidas necesarias para garantizar condiciones de trabajo correctas en todas nuestras operaciones.
Nuestros colaboradores y equipos son la esencia de nuestra compañía y nuestra principal ventaja competitiva. Por ello, nos comprometemos a entregar las condiciones para su desarrollo profesional en un ambiente de trabajo seguro y relaciones basadas en el respecto, confianza y honestidad.
b. Salud y seguridad en el trabajo
La seguridad y salud de las personas está en el foco principal de nuestra operación. Todos somos responsables de proteger la vida e integridad.
En la Editorial y Productora Planeta Sostenible promovemos una cultura de prevención y autocuidado, cuidándonos unos a otros y poniendo en primer lugar la seguridad y salud en nuestras operaciones.
Solicitaremos a nuestros colaboradores, proveedores, contratistas, y cualquiera que participe en nuestras operaciones, que den cumplimiento con las regulaciones de seguridad y salud en el trabajo, las instrucciones dadas a ellos y las disposiciones reglamentarias vigentes.
Nos preocupamos de trabajar en forma planificada en la detección, análisis y control de los riesgos en los procesos, perfeccionando así nuestra cultura de excelencia operacional.
No permitiremos que se compre, venda, consuma ni posea drogas ni alcohol en las instalaciones de la empresa. Asimismo, no permitiremos que se asista al lugar de trabajo estando bajo los efectos del alcohol, drogas y/o sustancias ilícitas que disminuyan la capacidad de realizar una tarea y pongan en peligro a las personas.
No ejecutaremos trabajos para los que no estemos debidamente capacitados ni cuando existan condiciones negativas, evitando poner en riesgo la integridad física propia y de terceros.
c. Relaciones con nuestros clientes
Nuestro compromiso con la excelencia se manifiesta en nuestros productos y servicios. Procuraremos siempre la satisfacción de nuestros clientes, buscando responder a la confianza que depositan en nosotros.
Queremos conocer a nuestros clientes, sus proyectos y necesidades para siempre ofrecer productos y servicios que cumplan con sus expectativas.
Cumpliremos con los requisitos que nos hacen de manera ágil y oportuna, expresando nuestro profesionalismo en todas nuestras acciones.
Seremos transparentes en nuestras relaciones comerciales, promoviendo alianzas a largo plazo basadas en el respecto y confianza, y que fortalezcan la competencia en los mercados en los que intervenimos.
Siempre cumpliremos con los estándares, regulaciones y especificaciones de nuestros productos, informando en caso de cualquier modificación que puedan presentar, siempre teniendo el cuidado de proteger la calidad y seguridad.
Mantendremos procesos de facturación responsables y transparentes, siguiendo las prácticas comerciales de nuestra empresa.
Protegeremos celosamente la información de nuestros clientes, usándola exclusivamente para los propósitos por los cuales fue solicitada. Editorial y Productora Planeta Sostenible no permitirá el uso no autorizado de la información, ni su entrega a terceras partes.
No entregaremos ni aceptaremos regalos u otros beneficios de nuestros clientes que excedan los límites y criterios establecidos en nuestra política de regalos, hospitalidades e invitaciones.
d. Relaciones con nuestros proveedores y socios comerciales
En Editorial y Productora Planeta Sostenible nos interesamos por generar relaciones de largo plazo con nuestros proveedores, basadas en la responsabilidad, el respeto y el beneficio mutuo.
Seleccionamos nuestros proveedores en función de la calidad y la idoneidad de sus productos y servicios, el precio y/o las condiciones de entrega.
No comprometeremos a Editorial y Productora Planeta Sostenible en la contratación de un tercero que no haya sido debidamente evaluado según los procedimientos establecidos para la compra o contratación de bienes y servicios. Tampoco ejerceremos presión indebida para acelerar dichos procesos.
Promoveremos la competencia leal, sin privilegiar, entregar ventaja indebida ni discriminar arbitrariamente a ninguno de nuestros proveedores en el proceso de selección de propuestas.
Se tomarán precauciones especiales para prevenir cualquier conflicto de intereses que pueda ocurrir entre proveedores y trabajadores o ejecutivos de nuestra empresa. Esto incluye, entre otros, abstenerse de participar y/o influir en procesos o decisiones en las que tenga algún interés personal, material o de cualquier otra naturaleza.
Apoyaremos a nuestros proveedores en sus procesos de mejora continua, informando oportunamente todos los incidentes y potenciando su desarrollo para que cumplan con nuestros estándares de calidad, seguridad y sostenibilidad.
Promoveremos aquellas relaciones que sean consistentes con la visión de sostenibilidad de nuestra empresa, con especial atención a los impactos sociales y ambientales que nuestros productos han tenido en su cadena de valor.
Pondremos especial énfasis en el cumplimiento oportuno de nuestros compromisos comerciales, siempre buscando respetar las fechas de pago y también siendo rigurosos en el control de la calidad de los productos y servicios adquiridos por nosotros.
Esperamos que nuestros proveedores se comprometan a cumplir con los estándares de la compañía y los estándares de integridad establecidos en este Programa. Para esto, promoveremos que nuestros proveedores conozcan las condiciones y las regulaciones en las que se evaluarán sus actividades de manera oportuna.
No entregaremos o aceptaremos regalos u otros beneficios de nuestros proveedores y socios comerciales, que puedan afectar o dar la impresión de afectar la imparcialidad y objetividad con la que seleccionamos y evaluamos nuestras relaciones comerciales.
Entendemos que el cumplimiento de este código también implica no solicitar ni aceptar que un proveedor o socio comercial realice acciones que pudiesen ser contrarias a la Ley y/o los valores, principios y disposiciones de esta Guía.
e. Relación con las autoridades
En Editorial y Productora Planeta Sostenible, respetamos a las instituciones democráticas y estamos fuertemente comprometidos con llevar a cabo nuestras actividades con un estricto cumplimiento de la ley.
En ocasiones tendremos que realizar gestiones ante las autoridades en representación de la empresa, situaciones en las cuales debemos cumplir con lo señalado en nuestra normativa interna que regula la manera de relacionarnos con las autoridades. No realizaremos ninguna acción que pueda perjudicar nuestra imagen, siendo siempre respetuosos con las autoridades públicas.
Seremos siempre transparentes y honestos en nuestra relación con la autoridad, entregando oportunamente y a través de los canales correctos, cualquier información que se requiera.
Con respecto a nuestra relación con autoridades locales o de gobierno, parlamentarios, cuerpos judiciales o cualquier otro funcionario público, nos aseguraremos que quienes interactúen con ellos conozcan las limitaciones aplicables y actúen de forma íntegra y profesional, de acuerdo a lo establecido en las Guías de Usuario de Interacción con Funcionarios Públicos.
Siempre se deberá declarar cualquier parentesco o relación con un funcionario público, autoridad de gobierno o persona políticamente expuesta.
Toda reunión o visita de fiscalización deberá ser realizada con la asistencia mínima de dos representantes de Editorial y Productora Planeta Sostenible en la medida de lo posible.
No realizaremos acciones que puedan poner a una autoridad en una relación de conflicto de interés, real o percibido, esto incluye la entrega de regalos u otros beneficios.
Nunca alentaremos a un funcionario público a realizar un acto ilegal u omitir o dejar hacer un acto que es propio de su función.
Es el deber de todos quienes trabajan en la compañía conocer nuestra normativa interna Anti Corrupción.
Nos comprometemos también a implementar y fortalecer sistemas efectivos para combatir el soborno.
f. Relación con las comunidades
Buscamos establecer relaciones significativas y de largo plazo con las comunidades que nos rodean, basadas en la confianza, transparencia y colaboración, promoviendo siempre el respeto a las culturas locales y la participación activa.
A través de nuestras operaciones procuramos contribuir al desarrollo humano, económico y social de las comunidades con las cuales interactuamos.
Queremos colaborar y comunicarnos de forma abierta con las comunidades para fomentar la transparencia de nuestras acciones. Es una prioridad para nosotros sostener un sólido compromiso con las comunidades vecinas a nuestras operaciones en donde gran parte de nuestros empleados y sus familias también viven.
Constantemente apuntaremos a conocer las comunidades en las cuales estamos insertos, buscando participar activamente en su desarrollo.
Todo aporte a la comunidad se realizan por las vías formales, y los procedimientos que se dispongan para ello. En la autorización del aporte se velará especialmente por conocer previamente el destino de los recursos, y las personas que tomarán responsabilidad en su gestión o administración.
Siempre nos asesoraremos con las áreas expertas en relacionamiento con comunidades de nuestra compañía.
Respetaremos los acuerdos convenidos con las comunidades, siendo un deber de todo colaborador del grupo canalizar dichos acuerdos a través de las vías formales y procurar el registro detallado su contenido.
No desconocemos en los nuevos proyectos y negocios incorporar las variables de asuntos comunitarios, según los estándares legales y los que la Compañía ha definido.
g) Relación con el medioambiente
Somos conscientes de nuestra responsabilidad con el cuidado del medio ambiente y el legado que debemos dejar a las siguientes generaciones.
En Editorial y Productora Planeta Sostenible, estamos comprometidos con operar el negocio en armonía con el medio ambiente y el cumplimiento de los estándares ambientales, para lo cual damos cumplimiento al marco regulatorio vigente, a los acuerdos voluntariamente suscritos y las mejores prácticas, en nuestros negocios, actuales y futuros.
La forma en que logramos nuestro éxito es tanto o más importante que éste, por lo cual un sólido proceso de gestión de riesgos, transparente y eficaz es primordial para evaluar nuestro impacto ambiental, proceso que deberá aplicarse durante todo el ciclo de vida de nuestras operaciones.
Promoveremos una cultura de cuidado por el medio ambiente, invitando a nuestros trabajadores y a todos los que interactúen con nuestra empresa, a adoptar un rol de liderazgo activo en la protección de los recursos naturales. Impulsaremos buenas prácticas con proveedores, contratistas, socios comerciales y clientes, haciéndoles saber que en Editorial y Productora Planeta Sostenible nos preocupamos y trabajamos constantemente para hacer sustentables nuestras operaciones, por lo que promovemos a los terceros con los que interactuamos a hacer lo mismo.
Impulsaremos el ahorro energético y el uso apropiado del agua, junto con la reutilización y el reciclaje en nuestras operaciones.
Nunca debemos ignorar un incidente o desacierto operacional que pueda producir un impacto ambiental, potencial o real tanto propio como de terceros como proveedores, contratistas, socios comerciales o clientes.
En nuestros procesos, buscaremos el realizar todas las medidas necesarias para hacer un seguimiento de nuestro desempeño ambiental, siempre intentando ser mejores y más eficientes en el uso de nuestros recursos y en la protección del medio ambiente.
6) NUESTRAS CONDUCTAS DE NEGOCIOS
a. No toleramos ninguna forma de corrupción
Para Editorial y Productora Planeta Sostenible toda forma de soborno, pago de facilitación y corrupción, está terminantemente prohibida, ya sea a funcionarios públicos o en el sector privado.
La gran mayoría de los países poseen normativas que prohíben el soborno y cohecho, inclusive en forma extraterritorial. Las infracciones a estas leyes no solo pueden generar graves multas para la compañía sino que también sanciones personales para individuos vinculados a la empresa, como los son directores, ejecutivos, trabajadores u otros.
Siempre debe conocer al tercero con el cual está haciendo algún negocio o transacción.
No practicaremos, toleraremos o apoyaremos ninguna forma de corrupción o conducta de negocios impropia. Esto incluye no ofrecer, dar, prometer, aceptar o solicitar algo de valor ni favores indebidos, por ejemplo dentro de procesos de contratación para favorecer a un contratante producto de este pago consentido, ofrecido, prometido, dado, aceptado o entregado.
Ninguna persona podrá abusar de su posición dentro de la organización para recibir o entregar un beneficio indebido.
Bajo ningún supuesto está permitido otorgar regalos, hospitalidades o beneficios, directa o indirectamente, a cualquier funcionario público.
b. Evitamos cualquier Conflicto de Interés
Actuamos de manera profesional y procuramos siempre los mejores intereses de la Editorial y Productora Planeta Sostenible en el cumplimiento de nuestros deberes y responsabilidades, evitando las situaciones de Conflictos de Interés y la entrega u obtención de beneficios indebidos.
En cualquier decisión que tengamos que tomar, siempre buscaremos identificar cuáles son los intereses que se verán afectados, siempre privilegiando en nuestro trabajo aquellas decisiones que ponen los intereses de la empresa por delante.
Debemos abstenernos de tomar cualquier decisión en que exista un conflicto de interés real, potencial o aparente, aun cuando no exista una declaración o un plan de acción para detectar este conflicto.
Deberá declararse anualmente cualquier conflicto de interés, sea este potencial, real o aparente. En aquellas situaciones donde acciones de otros puedan generar un conflicto de intereses, alertaremos de inmediato a nuestros jefes directos para que se tomen las medidas de prevención necesarias.
No destinaremos los recursos de la empresa para sacar beneficio personal o provecho para otra actividad o negocio, ni buscaremos beneficiarnos personalmente de cualquier oportunidad de negocios en la cual Editorial y Productora Planeta Sostenible pueda tener un interés, como solicitar descuentos, recibir regalos, etc.
En ningún caso aceptaremos o realizaremos regalos, que puedan afectar o siquiera aparentar afectar la imparcialidad y objetividad de nuestras decisiones.
Sabemos que no siempre podremos evitar situaciones que nos enfrenten a un conflicto de interés (por ejemplo, por familiares o amistades que entren en una relación comercial con Editorial y Productora Planeta Sostenible), por ello nos abstenemos y evitamos intervenir en decisiones o acciones relacionadas, informando de inmediato cuando una situación de potencial conflicto pudiese convertirse en un conflicto real o aparente.
En Editorial y Productora Planeta Sostenible, evitamos que nuestras relaciones personales puedan constituir situaciones de conflicto de intereses o transgresión de las normas éticas y legales que rigen nuestras acciones.
No está permitido que existan relaciones de pareja o parentesco entre personas vinculadas por subordinación o dependencia directa dentro de la empresa. En el caso de que esto ocurra, la compañía ofrecerá una posición alternativa a cualquiera de los involucrados, evitando en este proceso cualquier tipo de discriminación.
Debemos abstenernos de participar en cualquier contrato, licitación o proceso que involucre a familiares en los grados y niveles que indica la ley. Se debe informar inmediatamente a la jefatura directa para que se tomen las garantías necesarias de manera oportuna.
c. Regalos y Hospitalidades
En Editorial y Productora Planeta Sostenible no pedimos ni aceptamos favores, privilegios o regalos de proveedores, clientes, autoridades u otras personas relacionadas con nuestras actividades.
Siempre debe tenerse presente que tanto al aceptar como recibir regalos y hospitalidades puede estar expuesto a usos indebidos y generar conflictos de interés, sean estos reales o percibidos. En Editorial y Productora Planeta Sostenible evitamos los conflictos de interés privilegiando relaciones transparentes y objetivas.
Aplique este Código usando el sentido común y nunca para garantizar regalos u hospitalidades inadecuadas o impropias, que puedan dar la apariencia de un conflicto de un interés, real o percibido, o una ventaja indebida.
Siempre que nuestro interés es que nuestras decisiones operativas y comerciales se basen en criterios estrictamente profesionales y, por lo tanto, también sean percibidas así por quienes se relacionan con nosotros.
Todo regalo u hospitalidad que no se ajuste a nuestra normativa interna y/o a la ley, deberá ser rechazado cortésmente, explicando oportunamente la política de nuestra compañía sobre este asunto.
Se debe considerar que los premios que se obtienen en sorteos realizados por socios de negocio u otras partes constituyen regalos. Los regalos que pueda dar Editorial y Productora Planeta Sostenible a sus empleados directos no están cubiertos por esta política.
Con respecto a invitaciones recreativas o viajes de cualquier tipo, realizados por clientes o proveedores a cualquier persona que trabaje en Editorial y Productora Planeta Sostenible, solo pueden aceptarse en la medida en que la empresa que corresponda asuma los costos generados por él.
En el caso de comidas, almuerzos o instancias sociales que no impliquen viajar, puede asistir siempre cuidando de mantener un estricto rol profesional y con especial atención para evitar cualquier conflicto de intereses.
En ningún caso se pueden hacer obsequios o beneficios, incluso con recursos propios, a funcionarios públicos o entidades reguladoras, nacionales o extranjeras.
d. Generación de información fidedigna
Toda la información que generamos debe representar con exactitud, veracidad y honradez la naturaleza económica de las transacciones registradas y el estado de situación real de los negocios la empresa.
Nuestros grupos de interés esperan precisión, integridad, oportunidad, transparencia y honestidad en nuestros registros e informes por lo que, todos los registros contables, comerciales y la información que generamos siempre debe reflejar su verdadera naturaleza económica.
Debemos registrar oportunamente todas las transacciones de acuerdo con el nivel de aprobación exigido por nuestras normas de control interno, por las normas internacionales de información financiera y por la normativa emitida por los distintos organismos reguladores.
Cumpliremos con la normativa tributaria aplicable en cada uno de los países donde desarrollamos nuestras operaciones, y proporcionaremos a las autoridades fiscales, información transparente sobre nuestras actividades de negocio.
Realizaremos todos los esfuerzos a fin de resolver todas las observaciones representadas en los informes de auditoría interna y externa.
No ocultaremos a la administración ninguna transacción, activo, pasivo u otra información financiera.
No estableceremos o mantendremos fondos no registrados.
No utilizaremos estructuras tributarias que involucren el traspaso de utilidades a paraísos fiscales, estructuras de carácter elusivo cuyo único propósito sea transferir utilidades a jurisdicciones con menor carga impositiva, y/o estructuras que no reflejen las actividades realizadas por las eventuales filiales de la empresa en cada país.
Mantendremos una política de precios de transferencia con partes relacionadas que sea consistente con los valores de mercado para transacciones de similar naturaleza, en línea con el principio de plena competencia.
No se realizarán acuerdos financieros con clientes y/o proveedores que no se enmarquen dentro de las políticas corporativas.
7) NUESTRA GESTIÓN Y USO DE INFORMACIÓN
a. Gestionamos de manera responsable la información confidencial
Somos celosos de salvaguardar la información comercial de nuestra empresa, nuestros proveedores, clientes y socios comerciales en general. Cualquier infracción puede ser costosa y afectar nuestra reputación.
Toda la información obtenida en el trabajo, que no sea de conocimiento público, será tratada como confidencial y debe usarse únicamente para los fines de nuestra actividad.
Protegeremos y mantendremos la confidencialidad de nuestras bases de datos, sistemas, contraseñas, archivos y datos, actuando siempre con precaución y responsabilidad para portar nuestra información.
Nos aseguraremos de no difundir la información confidencial de nuestra empresa por ningún medio, ya sea interno o externo.
Somos celosos de salvaguardar la información comercial de nuestra empresa, nuestros proveedores y clientes, siendo reservado su manejo a aquellos cuya función o delegación corresponde expresamente a esta función.
Actuaremos siempre con precaución y responsabilidad para portar nuestra información. Nunca utilizaremos o divulgaremos información confidencial perteneciente a Editorial y Productora Planeta Sostenible.
Seremos especialmente cautos en el uso de información confidencial en lugares públicos, como restaurantes, aviones, aeropuertos, transportes urbanos.
Utilizaremos todas las herramientas y precauciones posibles para evitar la pérdida, hurto o robo de equipos o documentos.
b. Protección de datos
Nos comprometemos a respetar el derecho a la privacidad individual y a adoptar todas las medidas necesarias para asegurar la exactitud y seguridad de los datos.
Toda la información personal que recopile Editorial y Productora Planeta Sostenible en el desarrollo normal de sus actividades comerciales, se mantendrá en estricta confidencialidad y será utilizada exclusivamente con los fines para los que fue recopilada originalmente, a menos que exista una exigencia judicial. Si por cualquier otra razón es necesario divulgar información de terceros, se efectuará únicamente con autorización previa de dichos terceros.
Cualquier tratamiento de datos personales en el que tengamos que involucrarnos, por ejemplo, datos sobre colaboradores, proveedores, socios comerciales, clientes u otros, deberá cumplir siempre con la normativa vigente sobre protección de datos y los valores de Editorial y Productora Planeta Sostenible.
No entregaremos información personal de los trabajadores o proveedores sin la autorización correspondiente sea fuera o dentro de Editorial y Productora Planeta Sostenible.
Consideraremos siempre las exigencias legales aplicables en donde operamos respecto del uso de información o datos personales.
Al intercambiar información a través de medios electrónicos tomaremos las respectivas precauciones para asegurar que ésta no se divulgue a personas que no corresponda.
Nunca mantendremos información personal por más tiempo del señalado por la ley respecto de la razón original por la cual fue obtenida.
c. Uso de información privilegiada
En Editorial y Productora Planeta Sostenible protegemos la información privilegiada y estamos comprometidos en evitar su uso indebido.
En el desarrollo habitual de nuestro trabajo podrían darse situaciones en las cuales accedemos a información que aún no es de conocimiento público y que, si se divulgara, podría tener repercusiones financieras y comerciales y podría además afectar a nuestras partes interesadas.
Solo revelaremos información a aquellas personas que, por sus funciones en la compañía, necesiten conocerla.
No divulgaremos información sin la debida autorización previa y en concordancia con las políticas y procedimientos de la compañía relativas a la gestión de información privilegiada. Éste deber incluye incluso a nuestros familiares y amigos.
No efectuaremos transacciones financieras o comerciales personales valiéndonos del conocimiento de información privilegiada.
d. Comunicaciones externas
Estamos comprometidos en que nuestra comunicación, tanto escrita como verbal, sea precisa, responsable y clara.
Cumplimos con las leyes y normativas aplicables por lo cual, solo aquellos que sean portavoces autorizados, podrán hacer pública información corporativa o comunicarse con los medios. Dichas comunicaciones incluyen entrevistas, presentaciones y artículos, información en el sitio web de Editorial y Productora Planeta Sostenible y en otros medios de comunicación, como por ejemplo las redes sociales e información exigida por ley, comunicados de prensa, entre otros.
Cualquier discurso o presentaciones externas, si se divulgan correctamente, deberán reconocerse como oportunidades para resguardar y fortalecer la reputación de la empresa. Estaremos alerta a situaciones en las cuales pudiera percibirse como alguien quien representa o habla por Editorial y Productora Planeta Sostenible.
Nunca debemos hacer ninguna declaración a menos que se cuente con autorización para ellos.
Cuando utilice las redes sociales, siempre recuerde que es un representante de la compañía y debe esforzarse por proteger la reputación de esta. Si alguien desea hacer un comentario a título personal sobre asuntos directamente pertinentes a Editorial y Productora Planeta Sostenible, siempre deberá ser transparente acerca de su vínculo con la empresa, y precisar que las opiniones expresadas son propias y no se realizan en nombre de la compañía.
Nunca divulgaremos información que puede ser confidencial de Editorial y Productora Planeta Sostenible sin la aprobación previa del director.
Toda la información divulgada por portavoces autorizados, debe ser exacta, fidedigna, transparente y oportuna. Debiendo consultarse al área de comunicaciones a la que corresponda en cada empresa antes de emitir cualquier comunicación que pudiera afectar a Editorial y Productora Planeta Sostenible.
Siempre tendremos precaución de no decir nada que pueda revelar información confidencial o hacer daño a la reputación de Editorial y Productora Planeta Sostenible aún en eventos externos informales.
8) NUESTRAS HERRAMIENTAS DEL MODELO DE CUMPLIMIENTO
a. Modelo de Prevención de Delitos
La empresa posee un Modelo de Prevención de Delitos que busca prevenir la comisión de actividades ilegales en nuestro trabajo y, especialmente, prevenir las situaciones de riesgo asociadas a la Ley N°20.393, que establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.
La empresa es perseguibles por el Ministerio Público, y condenables por los Tribunales Penales. Los delitos que pueden significar responsabilidad penal de las personas jurídicas son aquellos contemplados en el artículo 1° la Ley 20.393, a saber:
Lavado de activos; Financiamiento del terrorismo; Cohecho de funcionario público nacional o extranjero; Receptación; Negociación incompatible; Administración desleal; Corrupción entre privados (soborno); Apropiación indebida; Daño a recursos hidrobiológicos existentes en mar, ríos, lagos o cualquier otro cuerpo de agua, como consecuencia de la contaminación de éstos. Aprovechamiento de recursos hidrobiológicos en veda. Extracción y explotación ilegal de recursos bentónicos; Procesamiento, elaboración o almacenamiento ilegal de recursos hidrobiológicos sobrexplotados o productos derivados de ellos; Inobservancia de medidas decretadas por autoridad sanitaria; Delitos establecidos en la Ley de Control de Armas; Tráfico de personas, y Delitos Informáticos
Editorial y Productora Planeta Sostenible dispone de canales para que los empleados y colaboradores, pueda realizar denuncias, directas o anónimas, relacionadas con actividades que atenten contra lo dispuesto en la ley Nº 20.393, sobre Responsabilidad Penal de las Personas jurídicas.
Todos quienes trabajan con nosotros, ya sea directamente, como contratistas o proveedores, deben conocer y cumplir con las reglas de nuestro Programa.
Estaremos activamente buscando identificar aquellas situaciones en las que nuestra compañía, o aquellos que trabajan en ella, se vean expuestos en la participación de la comisión de un delito.
Promoveremos la capacitación y las instancias de educación que nos ayuden a fortalecer nuestro rol preventivo.
b. Mecanismos de Denuncias o Consultas
Editorial y Productora Planeta Sostenible le ofrece la existencia de canales de denuncias o consultas disponible para todos sus funcionarios y colaboradores, proveedores, socios comerciales, clientes y terceras personas interesadas para que puedan efectuar denuncias, consultas, sugerencias, posibles infracciones a este programa de Integridad, políticas, procedimientos y/o normativas aplicables.
Los medios dispuestos son:
Canal de Integridad, al cual se accede tanto por la web corporativa como por internet:
www.planetasostenible.cl/integridad
Correo habilitado para denuncia directa a la siguiente casilla: integridad@planetasostenible.cl